Juridisch

Algemene voorwaarden — Dossieranalyse™

Onderstaande tien clausules zijn van toepassing op iedere aankoop en ieder gebruik van Dossieranalyse™ en losstaande software-producten van Arvas Beheer BV (hierna gezamenlijk: "de software"). Door bij aanschaf de bijbehorende checkbox aan te vinken bevestigt u dat u alle clausules heeft gelezen en accepteert. Uw akkoord wordt vastgelegd met tijdstip, IP-adres en versienummer als onweerlegbaar bewijs van instemming.

1. Data-integriteit

   Juistheid van invoer en output

   De gebruiker verklaart dat alle ingevoerde gegevens in het dossier juist en volledig zijn. De software fungeert uitsluitend als instrument voor dataverwerking en synthese; de uiteindelijke interpretatie van de resultaten en de besluitvorming op basis van de output vallen volledig onder de exclusieve verantwoordelijkheid van de gebruiker.

2. Professioneel oordeel

   Professioneel oordeel

   De gebruiker erkent dat deze tool dient ter ondersteuning van analyse en geen vervanging is voor het professionele oordeel van een gekwalificeerde vakspecialist (advocaat, accountant, RA, RB of vergelijkbaar). De eindverantwoordelijkheid voor de wettelijke en tuchtrechtelijke sign-off van dossiers en de daaruit voortvloeiende adviezen ligt uitsluitend bij de uitvoerend professional.

3. Aansprakelijkheid

   Beperking van aansprakelijkheid

   De aansprakelijkheid van de leverancier is te allen tijde beperkt tot directe schade en is gemaximeerd tot het totaalbedrag aan abonnementsgelden dat door de gebruiker is betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan het incident waarvoor de leverancier aansprakelijk wordt gesteld.

4. Beveiliging

   Beveiliging en toegang

   De gebruiker is verantwoordelijk voor het strikt geheimhouden van inloggegevens en het beheer van toegangsrechten binnen de eigen organisatie. De leverancier aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade door onbevoegde toegang die het gevolg is van onzorgvuldig beheer van deze gegevens door de gebruiker.

5. Uptime

   Beschikbaarheid en uptime

   De leverancier spant zich in voor een optimale beschikbaarheid van het platform, maar verleent geen garanties tegen tijdelijke onderbrekingen door storingen, onderhoud of overmacht. De leverancier is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit de tijdelijke onbeschikbaarheid van de dienst.

6. Updates

   Onderhoud en functionele updates

   De leverancier behoudt zich het recht voor om updates door te voeren om de veiligheid en werking te verbeteren. De gebruiker accepteert dat functionaliteiten kunnen wijzigen en dat systeemupdates noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de SaaS-dienst.

7. Privacy · AVG

   Data-eigendom en privacy (AVG)

   Alle ingevoerde dossiergegevens blijven het exclusieve eigendom van de gebruiker. De leverancier treedt uitsluitend op als verwerker conform de AVG en zal de data niet voor eigen doeleinden gebruiken of aan derden verstrekken, tenzij wettelijk verplicht.

8. Back-ups

   Back-ups en wettelijke bewaarplicht

   De leverancier verzorgt back-ups voor systeemherstel, maar de gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren en extern archiveren van gegevens om te voldoen aan de voor hen geldende wettelijke bewaarplichten (zoals de fiscale bewaarplicht of specifieke richtlijnen voor accountants).

9. Derden

   Koppelingen en software van derden

   Indien de software gebruikmaakt van koppelingen met externe tools (zoals AI-modellen of boekhoudsoftware), is de leverancier niet verantwoordelijk voor de werking, beveiliging of fouten in de systemen van deze derde partijen.

10. Software-licenties

    WooCommerce-plugins en andere losstaande software

    Voor losstaande software-producten (waaronder de WooCommerce-plugin Arvas Product Sync) geldt aanvullend op het bovenstaande dat de licentiesleutel de gebruiker een levenslang gebruiksrecht op de op moment van aanschaf uitgeleverde versie verleent. De licentievergoeding dekt echter uitsluitend support en functionele/security-updates gedurende twaalf (12) maanden na aankoop.

    Na afloop van deze periode blijft de plugin gewoon werken op de bij aankoop geldige versie; support-tickets en nieuwe versies worden echter gepauzeerd totdat een verlengaanbod wordt geaccepteerd. Wij sturen circa dertig (30) dagen vóór de einddatum een eenmalige verlengaanbieding per e-mail. Er is geen automatische afschrijving of doorlopende betalingsverplichting; verlenging is te allen tijde een actieve keuze van de gebruiker.

    De licentiesleutel is asymmetrisch ondertekend (Ed25519) en gebonden aan de bij aankoop opgegeven bedrijfsnaam. Doorverkoop of overdracht van de sleutel is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Voor zakelijke consumenten (natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf) geldt de wettelijke bedenktermijn van 14 dagen na aanschaf.

11. Managed hosting

    Managed hosting op Arvas-infrastructuur & tokens-abonnement

    Wanneer de gebruiker kiest voor Managed hosting (installatie op de door de leverancier beheerde AWS-infrastructuur), sluit de gebruiker aanvullend op de bestaande dossier-licentie een maandelijks tokens-abonnement af. De leverancier levert dan de LLM-capaciteit (Anthropic Claude Sonnet-serie) op basis van een vooraf overeengekomen tokens-bundle per maand.

    Op-raken van tokens (soft freeze): zodra het maandelijkse tokens-budget verbruikt is en er geen actieve top-up aanwezig is, wordt het genereren van nieuwe analyses tijdelijk gepauzeerd (soft freeze). Bestaande data en eerdere analyses blijven onverkort toegankelijk. De soft freeze wordt automatisch opgeheven bij (a) aankoop van een top-up, (b) een upgrade naar een hogere tier of (c) de maandelijkse reset op de eerste dag van de kalendermaand (00:00 Europe/Amsterdam).

    Bundel-tokens verlopen aan het einde van de kalendermaand — er is geen restitutie voor ongebruikte bundle-tokens. Bijgekochte top-up-tokens rollen negentig (90) dagen door en worden ná verbruik van de maandbundel als eerste aangesproken; niet-verbruikte top-ups vervallen na afloop van deze periode.

    Opzegging: het tokens-abonnement is maandelijks opzegbaar per einde lopende factuurperiode via de Stripe-klantenportaal-link in uw activatie-mail. Er is geen minimale duur en geen opzegvergoeding. Opzegging heeft geen effect op uw dossier-licentie, die separaat blijft doorlopen.

    Prijs- en modelaanpassingen: de leverancier behoudt zich het recht voor om tarieven en/of tier-groottes aan te passen indien de kostenstructuur van de onderliggende LLM-provider (Anthropic) wijzigt of bij release van een significante model-upgrade (bv. Sonnet-versieopvolging). Dergelijke wijzigingen worden met een aankondigingstermijn van ten minste dertig (30) dagen per e-mail gecommuniceerd en gaan pas in vanaf de eerstvolgende volledige factuurmaand. Bij een prijsverhoging heeft de gebruiker het recht om per die datum kosteloos op te zeggen.

    Fair use: voor de hoogste tier (Kantoor XL) geldt een redelijkheidsclausule: bij een verbruik dat structureel meer dan drie (3) keer het gemiddelde van de tier bedraagt of dat wijst op geautomatiseerd/onbedoeld gebruik (bv. batch-parsing van niet-juridische documenten), kan de leverancier in overleg treden of, in extreme gevallen, aanvullende voorwaarden stellen.

    Data-locatie: LLM-verwerking op Managed hosting vindt plaats bij Anthropic in de Europese regio waar beschikbaar; anders in de Verenigde Staten onder Anthropic's DPA. Prompts en outputs worden niet gebruikt voor modeltraining door Anthropic. Voor gedetailleerde AVG-onderbouwing verwijzen wij naar onze privacyverklaring.

    Overstap Managed ↔ Zelfhostend: op elk moment mogelijk. Bij overstap van Managed naar Zelfhostend eindigt het tokens-abonnement per einde lopende factuurperiode en wordt geen restitutie verleend voor de resterende bundle- of top-up-tokens; de dossier-licentie blijft geldig op de nieuwe infrastructuur.